KvK kiest voor Afspraken Online module Communited

De Kamer van Koophandel heeft Communited uitgekozen als technisch partner, voor het ontwikkelen en implementeren van een Online Afspraken systeem. Dit systeem zal klanten van de KvK in de gelegenheid stellen om digitaal afspraken met de organisatie in te plannen, waarmee de dienstverlening van de KvK naar een hoger niveau gebracht wordt. Er zal gestart worden met enkele locaties, met als uiteindelijke doelstelling het implementeren van  alle vestigingen. Het beheer van dit systeem wordt wel centraal geregeld, om een zo efficiënt mogelijke werkwijze te kunnen garanderen en in te spelen op de landelijke ontwikkeling om een aantal activiteiten te gaan centraliseren.

De Kamer van Koophandel Brabant zal starten met dit project, met de locaties Den Bosch, Tilburg en Eindhoven. Vanuit de KvK ontstond de vraag om in samenspraak met Lamson Q, een online afsprakenmodule te leveren die geïntegreerd is met het Klant Volgsysteem van Lamson-Q. Communited beschikt al over die ervaring, vanwege eerdere implementaties van de Afspraken Online module bij o.a.  de gemeenten Schiedam en Krimpen aan den IJssel. Ook deze beide projecten zijn in nauwe samenwerking met Lamson Q voltooid.

De beheersbaarheid van een dergelijk landelijk systeem is erg belangrijk. Het beheer en de configuratie van deze applicatie zal via één omgeving gaan verlopen, waartoe wel meerdere personen zijn geautoriseerd. Veel beheerwerkzaamheden dient de KvK vervolgens gemakkelijk zelf uit te kunnen voeren. Hierbij denken we aan het aanpassen van openings- en sluitingstijden, maar ook aan het aanmaken van balies, producten, locaties en de koppeling daartussen.

De gewenste oplossing voor KvK dient bovendien schaalbaar te zijn om in de toekomst het aantal locaties heel eenvoudig uit te kunnen breiden in de applicatie, om zodoende zelfs landelijk te kunnen worden toegepast. Via één portaal dient een klant op basis van een gewenst tijdstip en een locatie een afspraak in te boeken voor verschillende producten zoals een inschrijving KvK of bedrijfsvoorlichting.

Standaard modules die in deze oplossing worden meegenomen zijn o.a. uitgebreide rapportagemogelijkheden, een functionaliteit waarmee niet alleen een bevestiging, maar indien gewenst ook geautomatiseerd een reminder naar de klant gestuurd kan worden (per email maar ook eventueel per sms) en het uitgebreide balie management. Daarmee bedoelen we de mogelijkheid om voor meerdere producten op verschillende tijdstippen, balies en meerdere locaties een afspraak in te boeken en te configureren.